CODICE ETICO E DI CONDOTTA AI SENSI DEL D. Lgs. 231/2001
| Data revisione | Modifiche |
| 6/2015 | Revisione generale, Inserimento articoli relativi a deontologia docenti e studenti minori |
| 12/17 | Inserimento GDPR 679/2016 Whistleblowing |
| 19/11/2018 | Aggiornamenti sui trattamenti di dati connessi con GDPR |
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SOMMARIO
1ย ย ย ย PREMESSA
2ย ย ย ย ย ย ย PRINCIPI GENERALI
2.1ย ย ย ย Ambito dโapplicazione
2.2ย ย ย ย Sistema dei valori di base
2.3ย ย ย ย Garanti dโattuazione del Codice Etico
2.4ย ย ย ย Obblighi per il personale relativamente al Codice Etico
3ย ย ย ย ย ย ย PRINCIPI RELATIVI ALLE OPERAZIONI, ALLE TRANSAZIONI E ALLE REGISTRAZIONI
4ย ย ย ย ย ย ย GESTIONE DELLE INFORMAZIONI E DEI DATI
4.1ย ย ย ย Norme generali
4.2ย ย ย ย Utilizzo dei software nei rapporti con la Pubblica Amministrazione
5ย ย ย ย ย ย ย RAPPORTI CON TERZI
5.1ย ย ย ย Norme generali
5.2ย ย ย ย Rapporti con i fornitori di prodotti e servizi
5.3ย ย ย ย Rapporti con i destinatari dei servizi
5.4ย ย ย ย Rapporto con le Istituzioni: rapporti con la Pubblica Amministrazione e con gli Enti Locali
5.5ย ย ย ย Rapporti con gli allievi e destinatari nellโambito dei progetti di formazione
5.6ย ย ย ย Rapporti con organizzazioni politiche e sindacali
5.7ย ย ย ย Rapporti con le Autoritร di Vigilanza e di Controllo
5.8ย ย ย ย Comunicazioni e informazioni societarie
5.9ย ย ย ย Regali
6ย ย ย ย ย ย ย RAPPORTI INTERNI
6.1ย ย ย ย Dignitร e rispetto
6.2ย ย ย ย Formazione
6.3ย ย ย ย Assunzioni
6.4ย ย ย ย Condotta etica
6.5ย ย ย ย Salute, sicurezza dei lavoratori e tutela ambientale
6.6ย ย ย ย Tutela del patrimonio aziendale
6.7ย ย ย ย Tutela del segnalante inadempienze e reati
7ย ย ย ย ย ย ย CONFLITTO DI INTERESSI
7.1ย ย ย ย Principi generali
7.2ย ย ย ย Rapporti di parentela
7.3ย ย ย ย Attivitร lavorativa esterna
7.4ย ย ย ย Uso del tempo e dei beni aziendali
8ย ย ย ย ย ย ย VIOLAZIONI E SANZIONI
9ย ย ย ย ย ย ย ENTRATA IN VIGORE E DIFFUSIONE
1. PREMESSA
Forma Mentis offre servizi di formazione di alto livello rivolti ad aziende, pubblica amministrazione, professionisti e privati, in area Soft Skills, Information Technology e numerose altre tematiche (Trading Finanziario, Sicurezza, Qualitร , …), oltre a fornitura di servizi di informatica, assistenza e consulenza.
Per Servizi di Formazione intendiamo le attivitร corsuali di percorsi di qualificazione professionale nellโambito della specializzazione professionale e allโautoimprenditorialitร .
I servizi sono erogati prioritariamente nei confronti di tutti i cittadini residenti su tutto il territorio nazionale. Forma Mentis esercita la gestione dei servizi direttamente senza intermediari.
La nostra Politica per la Qualitร รจ riconducibile ai seguenti punti:
- Erogare servizi in materia di formazione, orientamento e consulenza per meglio rispondere alle esigenze delle imprese;
- Garantire unโofferta di servizi piรน efficiente ed efficace in grado di dare risposte coerenti a bisogni che mutano in ragione dellโandamento socio economico;
- Sviluppare servizi innovativi in grado di sostenere le esigenze delle imprese e del cittadino.
Forma Mentis per le interazioni che ha verso la Pubblica Amministrazione, gli Enti Locali e la Committenza privata, deve salvaguardare la sua crescita su una reputazione solida, fedele a valori di onestร e correttezza in ogni processo di lavoro quotidiano. I principi ai quali si deve ispirare lโattivitร di Forma Mentis nel realizzare la sua missione sono quelli di una rigorosa osservanza della legge, di una concorrenza leale, di rispetto degli interessi legittimi di tutte le parti interessate e, in particolare, dei beneficiari delle azioni formative, orientative e di consulenza.
Il D. Lgs. 8 giugno 2001 n. 231, recante โDisciplina delle responsabilitร amministrativa delle persone giuridiche, delle societร e delle associazioni anche prive di personalitร giuridicaโ, ha introdotto per la prima volta nel nostro ordinamento la responsabilitร della persona giuridica, in sede penale, che si aggiunge a quella della persona fisica che materialmente ha realizzato il fatto illecito.
Lโampliamento della responsabilitร mira a coinvolgere nella punizione di taluni illeciti penali il patrimonio delle societร e, in definitiva, gli interessi economici dei soci, i quali, fino allโentrata in vigore di tale legge, non pativano conseguenze dalla realizzazione dei reati commessi da dipendenti e collaboratori, con vantaggio della societร stessa. Tale responsabilitร scaturisce soltanto in occasione della realizzazione di determinati tipologie di reati, specificatamente indicati della legge, da parte di soggetti legati a vario titolo allโazienda, e solo nellโipotesi che la condotta illecita sia stata realizzata nellโinteresse o a vantaggio di essa.
Tra i reati indicati dalla normativa si sono ritenute ipotizzabili, per il settore oggetto di attivitร di Forma Mentis, soltanto alcune fattispecie, per le quali sono stati individuati gli specifici rischi connessi allโoperativitร aziendale e definite pertanto le regole di comportamento da adottare. Per altre fattispecie si รจ ritenuto che lโipotesi di reato fosse del tutto astratta, ma si รจ ritenuto comunque corretto, e in linea con una analisi metodologica, richiamare nel presente Codice Etico lโattenzione sulla necessitร di adottare in ogni caso una condotta adeguata alla reputazione di Forma Mentis. Infine alcune fattispecie di reato non sono state prese in considerazione in quanto non sussistono gli estremi organizzativi.
Lo stesso Decreto prevede lโesclusione della responsabilitร dellโazienda qualora la stessa provi, tra lโaltro, di aver adottato ed efficacemente attuato, prima della commissione del fatto illecito, un โModello di organizzazione, gestione e controlloโ idoneo a prevenire i reati della specie di quello verificatosi e di aver affidato il compito di vigilare sul funzionamento e lโosservanza del Modello, nonchรฉ di curare il suo aggiornamento, ad un โorganismoโ interno (โOrganismo di Vigilanzaโ) dotato di autonomi poteri di iniziativa e controllo. Il rispetto del Modello di organizzazione, gestione e controllo diviene, peraltro, parte essenziale del rapporto di lavoro o di collaborazione. Alla luce di quanto sopra, i Soci hanno approvato un โModello di organizzazione, gestione e controlloโ e ha istituito un Organismo di Vigilanza composto da membri interni ed esterni. Nellโambito delle azioni di prevenzione รจ stato anche predisposto il presente โCodice Eticoโ, frutto di unโanalisi dei rischi. Tale Codice Etico contiene una serie di principi di deontologia aziendale che Forma Mentis riconosce come propri e sui quali intende richiamare lโosservanza da tutti coloro che contribuiscono al perseguimento dei fini aziendali: questo anche oltre le specifiche previsioni del D. Lgs. 231/2001 e dunque indipendentemente dal fatto che la societร tragga interesse o vantaggio.
Ogni comportamento aziendale deve essere immediatamente riconducibile a questi principi. ร importante quindi definire con chiarezza lโinsieme dei valori che Forma Mentis riconosce a tutti i livelli. Pertanto i collaboratori, a qualunque titolo e indipendentemente dalla natura contrattuale del rapporto, nonchรฉ i partner, sono tenuti ad adeguare i propri comportamenti alle disposizioni del Codice Etico.
2ย ย ย ย ย ย ย PRINCIPI GENERALI
2.1ย ย ย ย Ambito dโapplicazione
Il Codice Etico รจ lโinsieme dei valori cui devono ispirarsi la Direzione, i dipendenti e i collaboratori (di seguito genericamente indicati come โcollaboratoriโ), i fornitori, i partner e, in generale, tutti i terzi che entrano in rapporto con Forma Mentis nellโambito della propria attivitร lavorativa e tutti coloro che direttamente o indirettamente, stabilmente o temporaneamente, instaurano relazioni o operano nellโinteresse della stessa.
Forma Mentis promuove i principi del presente Codice Etico anche presso i Clienti e i Committenti nella convinzione che i rapporti economici con il proprio mercato di riferimento non possano che essere improntati alla massima serietร e rettitudine. Il Codice Etico si pone pertanto come obiettivi la correttezza e lโefficienza economica nei rapporti interni ed esterni allโorganizzazione, al fine di favorire indirizzi univoci di comportamento nonchรฉ benefici economici indotti dalla positiva reputazione aziendale.
Il Codice Etico rappresenta una linea guida nei rapporti con i vari interlocutori con particolare attenzione alle tematiche di conflitti dโinteresse, rapporti con la concorrenza, rapporti con i clienti , con i fornitori, con la Pubblica Amministrazione e gli Enti Locali.
Il Codice Etico definisce, in ultima analisi, gli standard etici di Forma Mentis, indicando le linee di comportamento da tenere da parte di tutti i collaboratori.
Tutte le azioni e in generale i comportamenti tenuti e seguiti dai collaboratori di Forma Mentis in merito alle attivitร svolte nellโesercizio delle funzioni di propria competenza e responsabilitร , devono essere improntati alla massima correttezza, trasparenza, legittimitร e chiarezza.
Nellโesecuzione dellโattivitร e nella gestione delle relazioni con i soggetti esterni tutti devono attenersi alla massima diligenza, onestร , lealtร e rigore professionale, nellโosservanza scrupolosa delle leggi, delle procedure, dei regolamenti aziendali e nel rispetto del Codice Etico, evitando in ogni modo qualunque situazione di conflitto di interessi, nonchรฉ evitando di sottomettere le proprie specifiche attivitร a finalitร o logiche differenti da quelle stabilite dalla societร stessa.
Della completa osservanza e interpretazione del Codice Etico รจ competente lโOrganismo di Vigilanza. Il personale potrร segnalare ai propri responsabili diretti o allโOrganismo di Vigilanza eventuali richieste di chiarimento o possibili inosservanze al Codice. A tutte le richieste verrร data una tempestiva risposta senza che vi sia per chi ha effettuato la segnalazione alcun rischio di subire qualsiasi forma, anche indiretta, di ritorsione. Relativamente al Codice Etico, lโOrganismo di Vigilanza si riunirร ogniqualvolta ritenuto necessario e assicurerร :
- la diffusione del Codice Etico presso il personale e in generale presso tutti i terzi che entrano in rapporto con lโorganizzazione nellโambito dello sviluppo delle attivitร dellโente;
- il supporto nellโinterpretazione e attuazione del Codice Etico, nonchรฉ il suo aggiornamento;
- la valutazione degli eventuali casi di violazione delle norme, provvedendo, nellโipotesi dโinfrazione, allโadozione delle misure opportune, in collaborazione con le funzioni aziendali competenti, nel rispetto delle leggi, dei regolamenti e dei contratti di lavoro;
- che nessuno possa subire pressioni o ingerenze per aver segnalato comportamenti non conformi al Codice Etico.
Ogni collaboratore ha lโobbligo di:
- rappresentare con il proprio comportamento un esempio per i propri colleghi (dipendenti e non, interni ed esterni);
- in disposizione alle cogenze normative e a quanto concertato in sede di CCNL in materia di pubblico servizio, adempiere il proprio incarico con impegno e responsabilitร , anteponendo il rispetto della legge e l’interesse pubblico agli interessi privati;
- in disposizione alle cogenze normative e a quanto concertato in sede di CCNL, e in funzione della natura del servizio prestato, rispettare l’orario di lavoro, adempiere alle formalitร previste per la rilevazione delle presenze e non assentarsi dal luogo di lavoro senza previa autorizzazione;
- durante l’orario di lavoro, mantenere nei rapporti interpersonali e con gli utenti condotta uniformata non solo a princรฌpi generali di correttezza ma, altresรฌ, all’esigenza di coerenza con le specifiche finalitร educative e di orientamento al lavoro di Forma Mentis, astenendosi da comportamenti lesivi della dignitร degli altri dipendenti e collaboratori, degli utenti e corsisti;
- promuovere lโosservanza delle norme del Codice Etico;
- operare affinchรฉ i propri colleghi e collaboratori comprendano che il rispetto delle norme del Codice Etico costituisce parte essenziale del proprio lavoro.
Forma Mentis promuove unโazione sistematica di informazione e formazione in merito ai reati e ai rischi contemplati dal D. Lgs. 231/2001 e pertanto il personale deve responsabilmente conoscere le fattispecie di reato potenzialmente commissibili, rispettare le procedure aziendali che ne prevengono lโinsorgenza e adottare comportamenti proattivi in linea con il presente Codice per evitare di incorrere in una qualunque delle fattispecie di reato contemplate.
Forma Mentis ha individuato nel proprio sistema di gestione per la Qualitร lo strumento fondamentale per definire processi, attivitร e responsabilitร afferenti allโoperativitร aziendale e creare, di conseguenza, attraverso la documentazione messa a punto, una linea guida prescrittiva da utilizzare come riferimento. Lโimpostazione data tende a fare in modo che le operazioni e le transazioni rilevanti siano evidenziate nellโambito della descrizione dei processi e che ognuna di esse avvenga da parte di personale autorizzato (essendo possibile evincere tale autorizzazione da procedure, attribuzioni di poteri, mansionari) nel rispetto del requisito di tracciabilitร .
Nella gestione delle attivitร contabili Forma Mentis si impegna, attraverso ogni suo collaboratore, a osservare le regole di corretta, completa e trasparente contabilizzazione, secondo i criteri e i principi contabili adottati conformemente alle previsioni di legge. Nellโattivitร di contabilizzazione dei fatti relativi alla gestione, i collaboratori sono tenuti a rispettare le procedure interne in modo che ogni operazione sia, oltre che correttamente registrata, anche autorizzata, verificabile, legittima, coerente e congrua.
Il personale รจ tenuto ad agire con trasparenza verso i membri dellโOrganismo di Vigilanza, ed eventuali altri incaricati di attivitร di auditing, e a prestare a questi la massima collaborazione nello svolgimento delle rispettive attivitร di verifica e controllo. Ciascun dipendente รจ tenuto a collaborare affinchรฉ i fatti di gestione siano rappresentati correttamente e tempestivamente nella contabilitร .
Per ogni operazione รจ conservata agli atti unโadeguata documentazione di supporto dellโattivitร svolta, in modo da consentire lโagevole registrazione contabile nonchรฉ la ricostruzione accurata dellโoperazione, anche per ridurre la probabilitร di errori interpretativi. ร compito di ogni collaboratore far sรฌ che la documentazione sia facilmente rintracciabile e ordinata secondo criteri logici.
La volontร di Forma Mentis รจ quella di affermare che poteri conferiti e responsabilitร attribuite non possono comunque prescindere dal rispetto delle regole di funzionamento dellโorganizzazione, alle quali ognuno si deve uniformare per le parti di propria competenza. In tale contesto si sottolinea che ogni persona che prende parte alle attivitร di Forma Mentis puรฒ e deve presentare proposte di miglioramento finalizzate a chiarire sempre meglio lโoperativitร aziendale affinchรฉ sempre piรน si risponda a un principio generale di trasparenza e correttezza.
La formalizzazione di un sistema sanzionatorio completa il quadro di riferimento, a riprova del fatto che le violazioni delle regole stabilite sono lesive del rapporto di fiducia instaurato.
Le attivitร di Forma Mentis richiedono costantemente lโacquisizione, la conservazione, il trattamento, la comunicazione e la diffusione di dati, documenti e informazioni attinenti a negoziazioni, procedimenti, operazioni e contratti. Le banche dati di Forma Mentis possono contenere, inoltre, dati personali protetti dalla normativa a tutela della privacy, dati che non possono essere resi noti allโesterno e infine dati la cui divulgazione potrebbe produrre danni a Forma Mentis.
Tutti i collaboratori interni ed esterni sono tenuti a tutelare la riservatezza delle informazioni apprese in ragione della propria funzione lavorativa e in particolare osservare le clausole di riservatezza richieste dalle controparti. Tutte le informazioni, i dati, le conoscenze acquisite, elaborate e gestite dai collaboratori, nellโesercizio della propria attivitร lavorativa appartengono a Forma Mentis e devono rimanere strettamente riservate e opportunamente protette e non possono essere utilizzate, comunicate o divulgate, nรฉ allโinterno nรฉ allโesterno, se non nel rispetto della normativa vigente e delle procedure aziendali. Particolare importanza acquisiscono le informative, complete, trasparenti e non generiche, che Forma Mentis conferisce in chiave preliminare alle diverse categorie di interessati.
Ciascun collaboratore dovrร pertanto:
- acquisire e trattare solamente i dati necessari e direttamente connessi alle sue funzioni;
- conservare detti dati in modo tale da impedire a terzi estranei di prenderne conoscenza;
- comunicare e divulgare i dati solo nellโambito delle procedure prefissate, ovvero previa autorizzazione della persona a ciรฒ delegata;
- essere in grado di implementare la procedure โdiritti dellโinteressatoโ in Manuale privacy a fronte delle richieste pervenute sui trattamenti di dati
- assicurarsi che non sussistano vincoli di confidenzialitร in virtรน di rapporti di qualsiasi natura con terzi.
I dati e le informazioni raccolti nellโambito dello svolgimento delle attivitร sono trattati da Forma Mentis nel rispetto delle normative vigenti e in coerenza a quanto definito nel Documento Programmatico sulla Sicurezza. Forma Mentis ha adottato e applica i contenuti del GDPR 679/2016, D. Lgs. 196/2003, del D. Lgs 101/2018 in materia di protezione dei dati personali. In particolare si ricorda lโobbligo di custodia e cambio periodico delle autorizzazioni di accesso al sistema informativo aziendale.
I programmi software destinati allโinterazione con Istituzioni esterne sono oggetto di particolare attenzione per quanto riguarda le autorizzazioni allโuso. La Direzione definisce i criteri di accesso, i limiti di utilizzo e la regolamentazione delle attivitร critiche con i fornitori di service. Gli utilizzatori per nessun motivo devono comunicare a terzi le loro credenziali di accesso. ร in ogni caso vietato un utilizzo non corretto di tali programmi. In particolare รจ fatto divieto assoluto di effettuare operazioni non lecite sfruttando particolari abilitร personali e/o punti di debolezza dei programmi software ai quali si ha accesso.
Nellโambito nel normale espletamento delle attivitร formative รจ essenziale il corretto utilizzo dei software e il rispetto dei relativi regolamenti di utilizzo. Nessuno รจ autorizzato a inserire informazioni o dati difformi da quelli realmente disponibili, anche se ritenuto ininfluente oppure necessario.
I medesimi criteri si applicano nei confronti dei software dedicati alla rendicontazione economica delle attivitร svolte, indipendentemente dalla posizione contrattuale del collaboratore che effettua tali attivitร .
I collaboratori sono tenuti nei rapporti con i terzi a un comportamento etico e rispettoso delle leggi, improntato alla massima trasparenza, chiarezza, correttezza, efficienza, equitร . Per questo motivo Forma Mentis condanna qualunque pratica criminale possa configurarsi nei confronti delle persone e del patrimonio altrui, vigilando affinchรฉ possa essere evitato qualunque tipo di coinvolgimento, per quanto possibile anche quelli involontari e indiretti, dellโente nella commissione di questo tipo di reati. In questo contesto Forma Mentis invita tutti i collaboratori a segnalare allโOrganismo di Vigilanza o ai propri responsabili diretti qualunque situazione, nei rapporti con i terzi, potenzialmente a rischio sotto il profilo della commissione di reati.
Nei rapporti e relazioni commerciali o promozionali, sono proibite pratiche e comportamenti illegali, collusivi, pagamenti illeciti, tentativi di corruzione e favoritismi. Non sono ammesse sollecitazioni dirette o, attraverso terzi, tese a ottenere vantaggi personali, per sรฉ o per altri, e devono essere evitati conflitti di interesse tra le attivitร economiche personali e familiari e gli incarichi espletati allโinterno della struttura di appartenenza. Lโacquisizione di informazioni relative a terzi, che siano di fonte pubblica o privata, mediante Enti e/o organizzazioni specializzate, deve essere attuata con mezzi leciti nel rispetto delle leggi vigenti. Ai collaboratori non รจ consentito di ricevere e utilizzare dati e informazioni riservate comunque ricevute da terzi senza che Forma Mentis abbia avuto lโautorizzazione dai terzi stessi per lโutilizzo di tali informazioni. In ogni caso il trattamento dei dati รจ consentito soltanto nellโambito dei limiti stabiliti dalle istruzioni ricevute per il proprio ruolo di incaricato.
Nellโambito dellโesecuzione delle attivitร ogni collaboratore, a qualsiasi livello e per le parti di propria competenza, deve garantire la corretta rendicontazione delle attivitร svolte sia direttamente sia attraverso fornitori e/o altri collaboratori da lui coordinati. I relativi documenti di registrazione devono essere compilati con attenzione. Per nessun motivo, anche se apparentemente a fin di bene, รจ ammessa la commissione di falsi. In particolare non possono essere immessi dati non veritieri, alterati dati preventivamente immessi, compilati e/o firmati documenti di registrazione al posto di altre persone. Eventuali errori nellโimputazione devono essere preventivamente segnalati come non conformitร ai propri responsabili diretti e, successivamente, corretti dando evidenza di tale correzione (utilizzo di penne di colore diverso, note a lato, ecc.). Si segnala in particolare la necessitร di seguire scrupolosamente le regole di compilazione e firma dei registri e degli altri documenti che sono utilizzati formalmente a fine rendicontativi nei riguardi dei soggetti finanziatori.
Le procedure aziendali definiscono di caso in caso le responsabilitร e i poteri di firma e a tali responsabilitร e poteri รจ fatto obbligo a ciascuno di attenersi. Si ricorda infine quanto giร previsto al capitolo precedente sullโutilizzo dei sistemi informativi.
Qualunque tentativo di violazione o di istigazione alla violazione delle sopraccitate disposizioni deve essere immediatamente riferito al proprio responsabile diretto o allโOrganismo di Vigilanza. Forma Mentis non tollera alcun tipo di corruzione nei confronti di pubblici ufficiali o qualsivoglia altra parte connessa o collegata con dipendenti pubblici, in qualsiasi forma o modo. Forma Mentis intende improntare i rapporti con le altre societร al rispetto delle regole di concorrenza e di mercato, secondo correttezza e buona fede.
Nei rapporti con i fornitori di prodotti e servizi, con i docenti e con i consulenti (di seguito genericamente indicati come โfornitoriโ) devono essere osservate le procedure interne per la selezione, la qualificazione e la gestione dei rapporti. Forma Mentis si ispira nei rapporti con i fornitori ai principi di correttezza e buona fede, nonchรฉ al rispetto delle regole sulla concorrenza e sul mercato. In tale contesto i collaboratori, a qualsiasi titolo addetti alle relazioni con i fornitori, devono operare nellโosservanza di requisiti predefiniti e valutati in termini oggettivi, imparziali e trasparenti, evitando qualunque logica motivata da favoritismi o dettata dalla certezza o dalla speranza di ottenere vantaggi, anche con riferimento a situazioni estranee al rapporto di fornitura, per sรฉ o per Forma Mentis.
I collaboratori devono evitare qualunque situazione di conflitto di interessi, anche potenziale, con i fornitori segnalando al proprio responsabile diretto o allโOrganismo di Vigilanza lโesistenza o lโinsorgenza di tali situazioni. In modo particolare, la selezione dei fornitori, nonchรฉ la formulazione delle condizioni di acquisto di beni e servizi e la definizione delle tariffe professionali sono dettate da valori e parametri di concorrenza, obiettivitร , correttezza, imparzialitร , equitร , prezzo, qualitร del bene e servizio, garanzie di assistenza e in generale unโaccurata e precisa valutazione dellโofferta. Nella scelta dei fornitori non sono ammesse o accettate pressioni indebite tali da favorire un soggetto piuttosto che un altro.
Lโattivazione di una fornitura deve essere sempre preceduta da una attenta valutazione del mercato, con la conseguente acquisizione di piรน offerte. La scelta di un fornitore senza preventiva acquisizione di piรน offerte deve avvenire sulla base di oggettive e solide motivazioni ed evidenziata al soggetto incaricato di approvare gli ordini. Non puรฒ essere in alcun modo preso in considerazione lโacquisto di beni la cui provenienza non sia nota e non sia garantita la presenza dei relativi documenti fiscali e di garanzia.
Non sono ammessi favoritismi nei pagamenti ai fornitori e, piรน in generale, non possono essere attuate azioni che pregiudichino il loro stato di creditori. Le tipologie contrattuali devono essere coerenti con la tipologia di prodotto e servizio acquistato. Non sono ammesse forme contrattuali che possano in qualche modo rappresentare caratteri elusivi nei confronti delle norme giuslavoristiche.
Nei rapporti con i fornitori non รจ ammesso dare o ricevere sotto alcuna forma, diretta o indiretta, offerte di denaro o regalie tendenti ad ottenere vantaggi reali o apparenti di varia natura (es. economici, favori, raccomandazioni). Tale divieto ha validitร generale, nel senso che deve considerarsi esteso anche a iniziative individuali, utilizzando denaro e beni propri o del nucleo familiare. In ogni caso atti di cortesia commerciale non devono mai essere compiuti in circostanze tali da poter dare origine a sospetti di illiceitร e compromettere lโimmagine aziendale.
Anche per i fornitori che non sono oggetto di qualificazione (ad esempio commercialisti, avvocati e simili) si deve comunque applicare il normale iter di controllo previsto per il ciclo passivo, con il riscontro formale (firma di benestare al pagamento) da parte del collaboratore che รจ stato interfaccia della prestazione eseguita e della congruitร della parcella.
Forma Mentis persegue lโobiettivo di soddisfare pienamente le aspettative dei propri stakeholders, pertanto esige dai collaboratori e, in generale, dai destinatari del Codice Etico che ogni rapporto e contatto, con e tra tali soggetti, sia improntato a onestร , correttezza professionale e trasparenza.
In generale, nei rapporti con i destinatari dei servizi, coloro che operano, a diverso titolo, in nome e per conto di Forma Mentis devono astenersi da qualunque comportamento che consenta, direttamente o indirettamente, anche in via meramente potenziale, di trarre o attribuire vantaggi economici indebiti.
Nei rapporti con i destinatari, non รจ ammesso dare o ricevere sotto alcuna forma, diretta o indiretta, offerte di denaro o regalie tendenti ad ottenere vantaggi reali o apparenti di varia natura (es. economici, favori, raccomandazioni). Tale divieto ha validitร generale, nel senso che deve considerarsi esteso anche a iniziative individuali, utilizzando denaro e beni propri o del nucleo familiare. Forma Mentis si impegna a garantire adeguati standard di qualitร dei prodotti e/o servizi offerti sulla base di livelli predefiniti e a monitorare periodicamente la qualitร percepita.
Forma Mentis adotta nelle relazioni con la Pubblica Amministrazione e con gli Enti Locali la piรน rigorosa osservanza delle normative comunitarie, nazionali e aziendali applicabili. Nei rapporti con tali soggetti, รจ severamente vietato cercare di influenzare impropriamente le decisioni dellโistituzione interessata al fine di ottenere il compimento di atti non conformi o contrari ai doveri di ufficio, in particolare offrendo o promettendo, direttamente o indirettamente, doni, favori, denaro o utilitร di qualunque genere. Tale divieto ha validitร generale, nel senso che deve considerarsi esteso anche a iniziative individuali, utilizzando denaro e beni propri o del nucleo familiare. In ogni caso atti di cortesia commerciale non devono mai essere compiuti in circostanze tali da poter dare origine a sospetti di illiceitร e compromettere lโimmagine aziendale. Il collaboratore che dovesse ricevere indicazioni da chiunque di operare in tal senso รจ tenuto a darne immediata comunicazione al proprio responsabile diretto o allโOrganismo di Vigilanza.
I rapporti con le Istituzioni, la gestione di trattative, lโassunzione di impegni e lโesecuzione di rapporti, di qualsiasi genere, con la Pubblica Amministrazione e gli Enti Locali, necessari per lo sviluppo delle attivitร di Forma Mentis, sono riservati esclusivamente alle funzioni aziendali a ciรฒ delegate. Pertanto qualunque rapporto si attivi tra un collaboratore e persone facenti parte della Pubblica Amministrazione e/o Enti Locali, riconducibile a ambiti di interesse di Forma Mentis, deve essere segnalato dallโinteressato alla Direzione che, valutata la correttezza di tale rapporto nel contesto delle specifiche mansioni, ne mantiene evidenza.
I rapporti devono essere improntati alla massima trasparenza, chiarezza, correttezza e tali da non indurre a interpretazioni parziali, falsate, ambigue o fuorvianti da parte dei soggetti istituzionali con i quali sโintrattengono relazioni a vario titolo.
Nel rapporto con gli allievi e destinatari dei progetti di formazione i collaboratori sono tenuti alla massima correttezza, nella consapevolezza che, nei progetti di formazione, proprio gli allievi sono i primi, fondamentali stakeholders di Forma Mentis. I docenti devono mantenere in ogni occasione un atteggiamento professionale ineccepibile, evitando di instaurare rapporti che possano nuocere al risultato educativo. Non sono ritenuti accettabili, qualunque siano le circostanze, episodi di intolleranza, discriminazione e razzismo.
ร fatto divieto a chiunque di ricevere denaro o altri beni, per sรฉ, per altri o per Forma Mentis, in cambio di informazioni di qualsiasi natura. Analogamente tali informazioni non possono essere fornite anche solo a titolo gratuito.
Forma Mentis non eroga contributi diretti o indiretti sotto qualsiasi forma a partiti politici, movimenti, organizzazioni politiche e sindacali, a loro rappresentanti e candidati, se non previa delibera del Consiglio dei Soci.
Forma Mentis impronta i propri rapporti con le Autoritร di Vigilanza e di Controllo alla massima collaborazione nel pieno rispetto del loro ruolo istituzionale, impegnandosi a dare sollecita esecuzione alle loro prescrizioni.
Forma Mentis riconosce il ruolo primario di una comunicazione chiara ed efficace nelle relazioni esterne e interne. In particolare si ricorda che รจ fatto divieto di divulgare qualunque informazione che possa in qualche modo avvantaggiare soggetti a discapito di altri. Analogamente non devono essere divulgate informazioni che possano in qualche modo incidere sulla reputazione di soggetti esterni e sullโaffidabilitร che il mercato in essi ripone. A questo proposito si puntualizza che tali informazioni, pur non divulgate, non possono essere usate dal Consiglio Direttivo o altri collaboratori dotati di poteri per porre in essere operazioni ordinarie o straordinarie (acquisizione o cessioni di quote azionarie, ecc.) a carico di Forma Mentis o in capo alle singole persone fisiche.
Le informazioni societarie divulgate allโesterno devono essere in ogni caso tempestive e coordinate. Le persone incaricate di divulgare al pubblico informazioni sotto forma di discorsi, partecipazioni a convegni, pubblicazioni o qualsiasi altra forma di presentazione, devono attenersi alle disposizioni della Direzione, ottenendone la preventiva autorizzazione. Le comunicazioni devono essere veritiere, chiare, trasparenti, non ambigue o strumentali: esse devono, infatti, essere coerenti, omogenee e accurate, complete e trasparenti, nonchรฉ conformi alle politiche ed ai programmi aziendali.
I collaboratori sono tenuti a non fornire informazioni societarie a organi di comunicazione di massa senza esserne stati specificamente e previamente autorizzati da uno dei membri del Consiglio Direttivo.
Fatto salvo quanto giร specificato relativamente ai rapporti con clienti e fornitori, si precisa ulteriormente che i collaboratori di Forma Mentis non possono in generale, direttamente o indirettamente, dare o ricevere regali di natura materiale o immateriale, offrire o accettare denaro. Sono consentiti atti di cortesia commerciale come omaggi o doni di modico valore, di carattere puramente simbolico o personalizzati e comunque tali da non compromettere lโintegritร o la reputazione di una delle parti. In ogni caso la decisione in merito allโopportunitร e allโentitร di omaggi, doni, ecc. spetta esclusivamente alla Direzione.
Forma Mentis intende rispettare le disposizioni nazionali e internazionali in materia di occupazione ed รจ contraria ad ogni forma di lavoro irregolare. Forma Mentis contrasta e respinge, tanto in fase di selezione e assunzione del personale o contrattualizzazione degli esterni, quanto nella gestione del rapporto di lavoro, qualunque forma di discriminazione fondata sul sesso, sulla religione, sullโetร , sulla razza, sulla condizione sociale, sulla nazionalitร dei candidati o dei collaboratori, garantendo pari opportunitร e attivandosi al fine della rimozione di eventuali ostacoli alla effettiva realizzazione di tale situazione.
Forma Mentis si impegna a tutelare lโintegritร psico-fisica dei collaboratori, nel rispetto della loro personalitร . Per questo motivo Forma Mentis esige che nelle relazioni di lavoro non venga dato luogo a molestie, intendendo come tali anche la creazione di un ambiente di lavoro intimidatorio, ostile o di isolamento nei confronti dei singoli o di gruppi di persone. A tal fine Forma Mentis previene, per quanto possibile, e comunque persegue il mobbing e le molestie personali di ogni tipo, comprese quelle sessuali. ร politica di Forma Mentis promuovere un clima interno in cui ognuno interagisca con gli altri colleghi onestamente, con dignitร e rispetto reciproco. Pertanto i collaboratori sono tenuti a porre in essere una condotta costantemente rispettosa dei diritti e della personalitร dei colleghi e dei terzi in generale.
I responsabili sono tenuti a esercitare il proprio ruolo con correttezza e imparzialitร e sono tenuti ad adottare un comportamento di esemplare osservanza delle normative aziendali e del presente Codice Etico anche al fine di stimolare lo spirito di emulazione nei propri collaboratori diretti.
I collaboratori devono conoscere e osservare, per quanto di loro competenza, le prescrizioni del Codice Etico e devono, compatibilmente con le possibilitร individuali, promuoverne la conoscenza presso i neo-assunti e i nuovi collaboratori, nonchรฉ presso i terzi con i quali vengano in contatto per ragioni inerenti ai loro compiti. I collaboratori sono tenuti a segnalare allโOrganismo di Vigilanza, direttamente o attraverso il proprio responsabile diretto, ogni violazione del Codice Etico da parte di colleghi, collaboratori, consulenti, clienti e fornitori di Forma Mentis.
Forma Mentis pone la massima attenzione nella valorizzazione delle competenze professionali dei collaboratori attraverso la realizzazione di iniziative formative finalizzate allโapprendimento degli elementi essenziali della professionalitร e dellโaggiornamento delle competenze acquisite.
Ai collaboratori viene fatto divieto di accettare o sollecitare promesse o versamenti di denaro o beni o benefici, pressioni o prestazioni di qualsiasi tipo che possano essere finalizzati a promuovere lโassociazione o lโassunzione come dipendente di un qualsiasi soggetto (o anche la semplice stipula di un incarico) o il suo trasferimento o la sua promozione. La presente disposizione รจ applicata anche nei confronti dei contratti di collaborazione o di contratti di consulenza. Ogni assunzione o proposta di collaborazione รจ decisa sulla base delle risultanze di valutazioni il piรน possibili oggettive che riguardano le competenze possedute in rapporto ai profili necessari. Ogni assunzione o collaborazione segue scrupolosamente la procedura specificatamente dedicata.
Non sono ammesse assunzioni che, per la loro collocazione di tempo e luogo e/o per collegamenti diretti o indiretti con il Committente, possano configurarsi come scambio per lavori acquisiti.
I collaboratori sono tenuti a svolgere le proprie mansioni in modo responsabile, onesto, diligente, in conformitร con le politiche aziendali, le procedure e le direttive stabilite. I valori etici descritti nel presente Codice, devono costituire un dovere costante e sistematico della condotta operativa di ogni collaboratore di Forma Mentis.
Forma Mentis si impegna a gestire le proprie attivitร nel pieno rispetto della normativa vigente in materia di prevenzione e sicurezza sul lavoro. Forma Mentis non accetta alcun compromesso nel campo della tutela della salute e della sicurezza dei propri collaboratori sul posto di lavoro. Ciascun collaboratore non deve esporre gli altri (interni o esterni) a rischi inutili che possano provocare danni alla loro salute o incolumitร fisica.
Forma Mentis nello svolgere la propria attivitร tiene altresรฌ conto della normativa nazionale in materia ambientale al fine di non inquinare, ottimizzare costantemente lโimpiego delle risorse, promuovere lโutilizzo di prodotti sempre piรน compatibili con lโambiente. A tale proposito contrasta in modo particolare lโabbandono di rifiuti prescrivendo che i collaboratori facciano corretto uso degli strumenti a disposizione per lo smaltimento dei rifiuti solidi urbani. In particolare lo smaltimento di rifiuti speciali (computer, schermi, ecc.) รจ richiesto che avvenga seguendo le disposizioni comunali in materia.
Il patrimonio aziendale di Forma Mentis รจ costituito dai beni fisici materiali, quali ad esempio: computer, stampanti, attrezzature e immobili, nonchรฉ da beni immateriali quali, ad esempio, informazioni riservate, software e know-how specifico di settore. La protezione e conservazione di questi beni costituisce un valore fondamentale per la salvaguardia degli interessi societari. Ognuno deve sentirsi responsabile dei beni aziendali che gli sono stati affidati in quanto strumentali allโattivitร svolta.
ร cura di ogni collaboratore, nellโespletamento delle proprie attivitร aziendali, non solo proteggere tali beni, ma impedirne lโuso fraudolento o improprio. Lโutilizzo di questi beni da parte dei collaboratori deve essere pertanto funzionale ed esclusivo allo svolgimento delle attivitร aziendali.
Lโintegritร dellโorganizzazione, il fatto di preservarla ed eventualmente ripristinarla in caso fosse compromessa, รจ centrale per FORMA MENTIS. Proprio per questo in primo luogo adotta gli strumenti consigliati per poter permettere sia la segnalazione in modo semplice, anonimo e chiaro/correttamente comunicato. Inoltre in caso di segnalanti interni lโOdv sorveglia che la/le persone non siano soggette a nessun tipo di punizione o sanzione professionale derivante dal giusto โwhistleblowingโ.
Forma Mentis intende improntare i rapporti con i propri stakeholders alla massima fiducia e lealtร . Forma Mentis intende aderire ai piรน elevati standard etici nella conduzione delle sue attivitร . ร quindi doveroso che ciascuno eviti situazioni di conflitti di interesse o altre situazioni che possano essere dannose o disdicevoli per Forma Mentis.
Chiunque tra i collaboratori abbia rapporti di parentela, anche solo potenzialmente in conflitto con il proprio ruolo, รจ tenuto a segnalarlo tempestivamente allโOrganismo di Vigilanza e alla Direzione.
I collaboratori devono evitare tutte quelle attivitร che siano in conflitto di interesse con Forma Mentis, con particolare riferimento a interessi personali o familiari che potrebbero influenzare lโindipendenza nellโespletare le attivitร loro assegnate. ร pertanto fatto obbligo a tali soggetti di segnalare situazioni di conflitto di interesse, anche solo potenziale, informando lโOrganismo di Vigilanza e la Direzione.
A titolo esemplificativo, ma non esaustivo, sono considerate situazioni di conflitto di interesse: la strumentalizzazione della propria posizione per la realizzazione di interessi propri o di terzi contrastanti con quelli di Forma Mentis; lโutilizzazione di informazioni acquisite nello svolgimento di attivitร lavorative a vantaggio proprio o di terzi; il possesso di partecipazioni finanziarie, di cointeressenze o di interessi con fornitori o concorrenti; ricoprire cariche o incarichi di qualunque genere presso fornitori o concorrenti.
Il personale non puรฒ svolgere, durante il proprio orario lavorativo, altre attivitร non congruenti con le proprie mansioni e responsabilitร organizzative. Lโutilizzo dei beni aziendali, quali ad esempio locali, attrezzature, informazioni riservate di Forma Mentis non sono consentiti per lโuso e interesse personale di qualunque genere.
I collaboratori devono riferire prontamente ai loro responsabili diretti ogni circostanza che comporti o che sembri comportare una deviazione dalle norme di comportamento riportate nel presente Codice e/o una violazione alle procedure aziendali in essere. I responsabili hanno a loro volta il dovere di informare tempestivamente lโOrganismo di Vigilanza delle notizie di cui sono venuti a conoscenza.
Qualora, per giustificato motivo o per opportunitร , sia ritenuto sconsigliabile conferire con il proprio responsabile diretto, il collaboratore dovrร comunicare direttamente con lโOrganismo di Vigilanza. Omettere o non riferire tali circostanze costituisce una violazione del presente Codice Etico.
Le segnalazioni sono trattate con la massima riservatezza e tutte le violazioni riferite diventano immediatamente oggetto di indagine. I collaboratori sono tenuti a cooperare senza riserve alle fasi istruttorie e a fornire tutte le informazioni in loro possesso riguardanti tali violazioni, indipendentemente dal fatto che le stesse siano considerate rilevanti. La mancata cooperazione o la cooperazione solo parziale con le attivitร di istruttoria costituisce una violazione del presente Codice Etico.
Forma Mentis nei casi accertati e verificati di dolo, furto, omissioni, falsificazioni, alterazioni, utilizzo improprio di informazioni riservate, appropriazione indebita di beni fisici e immateriali del patrimonio aziendale, provvederร ad applicare le sanzioni disciplinari necessarie ed eventualmente, secondo la gravitร delle infrazioni commesse, a dare corso ad azioni legali nei confronti delle persone coinvolte.
Qualsiasi violazione delle disposizioni del Codice Etico e delle procedure aziendali verrร trattata con fermezza con la conseguente adozione di adeguate misure sanzionatorie coerentemente con quanto previsto dai contratti nazionali di lavoro e dal Modello di organizzazione, gestione e controllo elaborato ai sensi del D.Lgs.231/2001.
Il presente Codice Etico entra in vigore a partire dalla sua approvazione da parte del Consiglio dei Soci e viene attuato insieme al Modello di organizzazione, gestione e controllo predisposto ai sensi del D. Lgs. 231/2001 approvato nella medesima seduta. Ogni variazione o integrazione successiva รจ approvata dal Consiglio dei Soci e diffusa secondo quanto previsto dal Modello.
