Codice Etico

CODICE ETICO E DI CONDOTTA AI SENSI DEL D. Lgs. 231/2001

Data revisione Modifiche
6/2015 Revisione generale, Inserimento articoli relativi a deontologia docenti e studenti minori
12/17 Inserimento GDPR 679/2016 Whistleblowing
19/11/2018 Aggiornamenti sui trattamenti di dati connessi con GDPR

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SOMMARIO

1ย  ย  ย  ย  PREMESSA

2ย ย ย ย ย ย ย  PRINCIPI GENERALI

2.1ย ย ย ย  Ambito dโ€™applicazione

2.2ย ย ย ย  Sistema dei valori di base

2.3ย ย ย ย  Garanti dโ€™attuazione del Codice Etico

2.4ย ย ย ย  Obblighi per il personale relativamente al Codice Etico

3ย ย ย ย ย ย ย  PRINCIPI RELATIVI ALLE OPERAZIONI, ALLE TRANSAZIONI E ALLE REGISTRAZIONI

4ย ย ย ย ย ย ย  GESTIONE DELLE INFORMAZIONI E DEI DATI

4.1ย ย ย ย  Norme generali

4.2ย ย ย ย  Utilizzo dei software nei rapporti con la Pubblica Amministrazione

5ย ย ย ย ย ย ย  RAPPORTI CON TERZI

5.1ย ย ย ย  Norme generali

5.2ย ย ย ย  Rapporti con i fornitori di prodotti e servizi

5.3ย ย ย ย  Rapporti con i destinatari dei servizi

5.4ย ย ย ย  Rapporto con le Istituzioni: rapporti con la Pubblica Amministrazione e con gli Enti Locali

5.5ย ย ย ย  Rapporti con gli allievi e destinatari nellโ€™ambito dei progetti di formazione

5.6ย ย ย ย  Rapporti con organizzazioni politiche e sindacali

5.7ย ย ย ย  Rapporti con le Autoritร  di Vigilanza e di Controllo

5.8ย ย ย ย  Comunicazioni e informazioni societarie

5.9ย ย ย ย  Regali

6ย ย ย ย ย ย ย  RAPPORTI INTERNI

6.1ย ย ย ย  Dignitร  e rispetto

6.2ย ย ย ย  Formazione

6.3ย ย ย ย  Assunzioni

6.4ย ย ย ย  Condotta etica

6.5ย ย ย ย  Salute, sicurezza dei lavoratori e tutela ambientale

6.6ย ย ย ย  Tutela del patrimonio aziendale

6.7ย ย ย ย  Tutela del segnalante inadempienze e reati

7ย ย ย ย ย ย ย  CONFLITTO DI INTERESSI

7.1ย ย ย ย  Principi generali

7.2ย ย ย ย  Rapporti di parentela

7.3ย ย ย ย  Attivitร  lavorativa esterna

7.4ย ย ย ย  Uso del tempo e dei beni aziendali

8ย ย ย ย ย ย ย  VIOLAZIONI E SANZIONI

9ย ย ย ย ย ย ย  ENTRATA IN VIGORE E DIFFUSIONE

 

1. PREMESSA

Forma Mentis offre servizi di formazione di alto livello rivolti ad aziende, pubblica amministrazione, professionisti e privati, in area Soft Skills, Information Technology e numerose altre tematiche (Trading Finanziario, Sicurezza, Qualitร , …), oltre a fornitura di servizi di informatica, assistenza e consulenza.

Per Servizi di Formazione intendiamo le attivitร  corsuali di percorsi di qualificazione professionale nellโ€™ambito della specializzazione professionale e allโ€™autoimprenditorialitร .

I servizi sono erogati prioritariamente nei confronti di tutti i cittadini residenti su tutto il territorio nazionale. Forma Mentis esercita la gestione dei servizi direttamente senza intermediari.

La nostra Politica per la Qualitร  รจ riconducibile ai seguenti punti:

  • Erogare servizi in materia di formazione, orientamento e consulenza per meglio rispondere alle esigenze delle imprese;
  • Garantire unโ€™offerta di servizi piรน efficiente ed efficace in grado di dare risposte coerenti a bisogni che mutano in ragione dellโ€™andamento socio economico;
  • Sviluppare servizi innovativi in grado di sostenere le esigenze delle imprese e del cittadino.

Forma Mentis per le interazioni che ha verso la Pubblica Amministrazione, gli Enti Locali e la Committenza privata, deve salvaguardare la sua crescita su una reputazione solida, fedele a valori di onestร  e correttezza in ogni processo di lavoro quotidiano. I principi ai quali si deve ispirare lโ€™attivitร  di Forma Mentis nel realizzare la sua missione sono quelli di una rigorosa osservanza della legge, di una concorrenza leale, di rispetto degli interessi legittimi di tutte le parti interessate e, in particolare, dei beneficiari delle azioni formative, orientative e di consulenza.

Il D. Lgs. 8 giugno 2001 n. 231, recante โ€œDisciplina delle responsabilitร  amministrativa delle persone giuridiche, delle societร  e delle associazioni anche prive di personalitร  giuridicaโ€, ha introdotto per la prima volta nel nostro ordinamento la responsabilitร  della persona giuridica, in sede penale, che si aggiunge a quella della persona fisica che materialmente ha realizzato il fatto illecito.

Lโ€™ampliamento della responsabilitร  mira a coinvolgere nella punizione di taluni illeciti penali il patrimonio delle societร  e, in definitiva, gli interessi economici dei soci, i quali, fino allโ€™entrata in vigore di tale legge, non pativano conseguenze dalla realizzazione dei reati commessi da dipendenti e collaboratori, con vantaggio della societร  stessa. Tale responsabilitร  scaturisce soltanto in occasione della realizzazione di determinati tipologie di reati, specificatamente indicati della legge, da parte di soggetti legati a vario titolo allโ€™azienda, e solo nellโ€™ipotesi che la condotta illecita sia stata realizzata nellโ€™interesse o a vantaggio di essa.

Tra i reati indicati dalla normativa si sono ritenute ipotizzabili, per il settore oggetto di attivitร  di Forma Mentis, soltanto alcune fattispecie, per le quali sono stati individuati gli specifici rischi connessi allโ€™operativitร  aziendale e definite pertanto le regole di comportamento da adottare. Per altre fattispecie si รจ ritenuto che lโ€™ipotesi di reato fosse del tutto astratta, ma si รจ ritenuto comunque corretto, e in linea con una analisi metodologica, richiamare nel presente Codice Etico lโ€™attenzione sulla necessitร  di adottare in ogni caso una condotta adeguata alla reputazione di Forma Mentis. Infine alcune fattispecie di reato non sono state prese in considerazione in quanto non sussistono gli estremi organizzativi.

Lo stesso Decreto prevede lโ€™esclusione della responsabilitร  dellโ€™azienda qualora la stessa provi, tra lโ€™altro, di aver adottato ed efficacemente attuato, prima della commissione del fatto illecito, un โ€œModello di organizzazione, gestione e controlloโ€ idoneo a prevenire i reati della specie di quello verificatosi e di aver affidato il compito di vigilare sul funzionamento e lโ€™osservanza del Modello, nonchรฉ di curare il suo aggiornamento, ad un โ€œorganismoโ€ interno (โ€œOrganismo di Vigilanzaโ€) dotato di autonomi poteri di iniziativa e controllo. Il rispetto del Modello di organizzazione, gestione e controllo diviene, peraltro, parte essenziale del rapporto di lavoro o di collaborazione. Alla luce di quanto sopra, i Soci hanno approvato un โ€œModello di organizzazione, gestione e controlloโ€ e ha istituito un Organismo di Vigilanza composto da membri interni ed esterni. Nellโ€™ambito delle azioni di prevenzione รจ stato anche predisposto il presente โ€œCodice Eticoโ€, frutto di unโ€™analisi dei rischi. Tale Codice Etico contiene una serie di principi di deontologia aziendale che Forma Mentis riconosce come propri e sui quali intende richiamare lโ€™osservanza da tutti coloro che contribuiscono al perseguimento dei fini aziendali: questo anche oltre le specifiche previsioni del D. Lgs. 231/2001 e dunque indipendentemente dal fatto che la societร  tragga interesse o vantaggio.

Ogni comportamento aziendale deve essere immediatamente riconducibile a questi principi. รˆ importante quindi definire con chiarezza lโ€™insieme dei valori che Forma Mentis riconosce a tutti i livelli. Pertanto i collaboratori, a qualunque titolo e indipendentemente dalla natura contrattuale del rapporto, nonchรฉ i partner, sono tenuti ad adeguare i propri comportamenti alle disposizioni del Codice Etico.

2ย ย ย ย ย ย ย  PRINCIPI GENERALI

2.1ย ย ย ย  Ambito dโ€™applicazione

Il Codice Etico รจ lโ€™insieme dei valori cui devono ispirarsi la Direzione, i dipendenti e i collaboratori (di seguito genericamente indicati come โ€œcollaboratoriโ€), i fornitori, i partner e, in generale, tutti i terzi che entrano in rapporto con Forma Mentis nellโ€™ambito della propria attivitร  lavorativa e tutti coloro che direttamente o indirettamente, stabilmente o temporaneamente, instaurano relazioni o operano nellโ€™interesse della stessa.

Forma Mentis promuove i principi del presente Codice Etico anche presso i Clienti e i Committenti nella convinzione che i rapporti economici con il proprio mercato di riferimento non possano che essere improntati alla massima serietร  e rettitudine. Il Codice Etico si pone pertanto come obiettivi la correttezza e lโ€™efficienza economica nei rapporti interni ed esterni allโ€™organizzazione, al fine di favorire indirizzi univoci di comportamento nonchรฉ benefici economici indotti dalla positiva reputazione aziendale.

Il Codice Etico rappresenta una linea guida nei rapporti con i vari interlocutori con particolare attenzione alle tematiche di conflitti dโ€™interesse, rapporti con la concorrenza, rapporti con i clienti , con i fornitori, con la Pubblica Amministrazione e gli Enti Locali.

Il Codice Etico definisce, in ultima analisi, gli standard etici di Forma Mentis, indicando le linee di comportamento da tenere da parte di tutti i collaboratori.

  • Sistema dei valori di base

Tutte le azioni e in generale i comportamenti tenuti e seguiti dai collaboratori di Forma Mentis in merito alle attivitร  svolte nellโ€™esercizio delle funzioni di propria competenza e responsabilitร , devono essere improntati alla massima correttezza, trasparenza, legittimitร  e chiarezza.

Nellโ€™esecuzione dellโ€™attivitร  e nella gestione delle relazioni con i soggetti esterni tutti devono attenersi alla massima diligenza, onestร , lealtร  e rigore professionale, nellโ€™osservanza scrupolosa delle leggi, delle procedure, dei regolamenti aziendali e nel rispetto del Codice Etico, evitando in ogni modo qualunque situazione di conflitto di interessi, nonchรฉ evitando di sottomettere le proprie specifiche attivitร  a finalitร  o logiche differenti da quelle stabilite dalla societร  stessa.

  • Garanti dโ€™attuazione del Codice Etico

Della completa osservanza e interpretazione del Codice Etico รจ competente lโ€™Organismo di Vigilanza. Il personale potrร  segnalare ai propri responsabili diretti o allโ€™Organismo di Vigilanza eventuali richieste di chiarimento o possibili inosservanze al Codice. A tutte le richieste verrร  data una tempestiva risposta senza che vi sia per chi ha effettuato la segnalazione alcun rischio di subire qualsiasi forma, anche indiretta, di ritorsione. Relativamente al Codice Etico, lโ€™Organismo di Vigilanza si riunirร  ogniqualvolta ritenuto necessario e assicurerร :

  • la diffusione del Codice Etico presso il personale e in generale presso tutti i terzi che entrano in rapporto con lโ€™organizzazione nellโ€™ambito dello sviluppo delle attivitร  dellโ€™ente;
  • il supporto nellโ€™interpretazione e attuazione del Codice Etico, nonchรฉ il suo aggiornamento;
  • la valutazione degli eventuali casi di violazione delle norme, provvedendo, nellโ€™ipotesi dโ€™infrazione, allโ€™adozione delle misure opportune, in collaborazione con le funzioni aziendali competenti, nel rispetto delle leggi, dei regolamenti e dei contratti di lavoro;
  • che nessuno possa subire pressioni o ingerenze per aver segnalato comportamenti non conformi al Codice Etico.
    • Obblighi per il personale relativamente al Codice Etico

Ogni collaboratore ha lโ€™obbligo di:

  • rappresentare con il proprio comportamento un esempio per i propri colleghi (dipendenti e non, interni ed esterni);
  • in disposizione alle cogenze normative e a quanto concertato in sede di CCNL in materia di pubblico servizio, adempiere il proprio incarico con impegno e responsabilitร , anteponendo il rispetto della legge e l’interesse pubblico agli interessi privati;
  • in disposizione alle cogenze normative e a quanto concertato in sede di CCNL, e in funzione della natura del servizio prestato, rispettare l’orario di lavoro, adempiere alle formalitร  previste per la rilevazione delle presenze e non assentarsi dal luogo di lavoro senza previa autorizzazione;
  • durante l’orario di lavoro, mantenere nei rapporti interpersonali e con gli utenti condotta uniformata non solo a princรฌpi generali di correttezza ma, altresรฌ, all’esigenza di coerenza con le specifiche finalitร  educative e di orientamento al lavoro di Forma Mentis, astenendosi da comportamenti lesivi della dignitร  degli altri dipendenti e collaboratori, degli utenti e corsisti;
  • promuovere lโ€™osservanza delle norme del Codice Etico;
  • operare affinchรฉ i propri colleghi e collaboratori comprendano che il rispetto delle norme del Codice Etico costituisce parte essenziale del proprio lavoro.

Forma Mentis promuove unโ€™azione sistematica di informazione e formazione in merito ai reati e ai rischi contemplati dal D. Lgs. 231/2001 e pertanto il personale deve responsabilmente conoscere le fattispecie di reato potenzialmente commissibili, rispettare le procedure aziendali che ne prevengono lโ€™insorgenza e adottare comportamenti proattivi in linea con il presente Codice per evitare di incorrere in una qualunque delle fattispecie di reato contemplate.

  • PRINCIPI RELATIVI ALLE OPERAZIONI, ALLE TRANSAZIONI E ALLE REGISTRAZIONI

Forma Mentis ha individuato nel proprio sistema di gestione per la Qualitร  lo strumento fondamentale per definire processi, attivitร  e responsabilitร  afferenti allโ€™operativitร  aziendale e creare, di conseguenza, attraverso la documentazione messa a punto, una linea guida prescrittiva da utilizzare come riferimento. Lโ€™impostazione data tende a fare in modo che le operazioni e le transazioni rilevanti siano evidenziate nellโ€™ambito della descrizione dei processi e che ognuna di esse avvenga da parte di personale autorizzato (essendo possibile evincere tale autorizzazione da procedure, attribuzioni di poteri, mansionari) nel rispetto del requisito di tracciabilitร .

Nella gestione delle attivitร  contabili Forma Mentis si impegna, attraverso ogni suo collaboratore, a osservare le regole di corretta, completa e trasparente contabilizzazione, secondo i criteri e i principi contabili adottati conformemente alle previsioni di legge. Nellโ€™attivitร  di contabilizzazione dei fatti relativi alla gestione, i collaboratori sono tenuti a rispettare le procedure interne in modo che ogni operazione sia, oltre che correttamente registrata, anche autorizzata, verificabile, legittima, coerente e congrua.

Il personale รจ tenuto ad agire con trasparenza verso i membri dellโ€™Organismo di Vigilanza, ed eventuali altri incaricati di attivitร  di auditing, e a prestare a questi la massima collaborazione nello svolgimento delle rispettive attivitร  di verifica e controllo. Ciascun dipendente รจ tenuto a collaborare affinchรฉ i fatti di gestione siano rappresentati correttamente e tempestivamente nella contabilitร .

Per ogni operazione รจ conservata agli atti unโ€™adeguata documentazione di supporto dellโ€™attivitร  svolta, in modo da consentire lโ€™agevole registrazione contabile nonchรฉ la ricostruzione accurata dellโ€™operazione, anche per ridurre la probabilitร  di errori interpretativi. รˆ compito di ogni collaboratore far sรฌ che la documentazione sia facilmente rintracciabile e ordinata secondo criteri logici.

La volontร  di Forma Mentis รจ quella di affermare che poteri conferiti e responsabilitร  attribuite non possono comunque prescindere dal rispetto delle regole di funzionamento dellโ€™organizzazione, alle quali ognuno si deve uniformare per le parti di propria competenza. In tale contesto si sottolinea che ogni persona che prende parte alle attivitร  di Forma Mentis puรฒ e deve presentare proposte di miglioramento finalizzate a chiarire sempre meglio lโ€™operativitร  aziendale affinchรฉ sempre piรน si risponda a un principio generale di trasparenza e correttezza.

La formalizzazione di un sistema sanzionatorio completa il quadro di riferimento, a riprova del fatto che le violazioni delle regole stabilite sono lesive del rapporto di fiducia instaurato.

  • GESTIONE DELLE INFORMAZIONI E DEI DATI
    • Norme generali

Le attivitร  di Forma Mentis richiedono costantemente lโ€™acquisizione, la conservazione, il trattamento, la comunicazione e la diffusione di dati, documenti e informazioni attinenti a negoziazioni, procedimenti, operazioni e contratti. Le banche dati di Forma Mentis possono contenere, inoltre, dati personali protetti dalla normativa a tutela della privacy, dati che non possono essere resi noti allโ€™esterno e infine dati la cui divulgazione potrebbe produrre danni a Forma Mentis.

Tutti i collaboratori interni ed esterni sono tenuti a tutelare la riservatezza delle informazioni apprese in ragione della propria funzione lavorativa e in particolare osservare le clausole di riservatezza richieste dalle controparti. Tutte le informazioni, i dati, le conoscenze acquisite, elaborate e gestite dai collaboratori, nellโ€™esercizio della propria attivitร  lavorativa appartengono a Forma Mentis e devono rimanere strettamente riservate e opportunamente protette e non possono essere utilizzate, comunicate o divulgate, nรฉ allโ€™interno nรฉ allโ€™esterno, se non nel rispetto della normativa vigente e delle procedure aziendali. Particolare importanza acquisiscono le informative, complete, trasparenti e non generiche, che Forma Mentis conferisce in chiave preliminare alle diverse categorie di interessati.

Ciascun collaboratore dovrร  pertanto:

  • acquisire e trattare solamente i dati necessari e direttamente connessi alle sue funzioni;
  • conservare detti dati in modo tale da impedire a terzi estranei di prenderne conoscenza;
  • comunicare e divulgare i dati solo nellโ€™ambito delle procedure prefissate, ovvero previa autorizzazione della persona a ciรฒ delegata;
  • essere in grado di implementare la procedure โ€œdiritti dellโ€™interessatoโ€ in Manuale privacy a fronte delle richieste pervenute sui trattamenti di dati
  • assicurarsi che non sussistano vincoli di confidenzialitร  in virtรน di rapporti di qualsiasi natura con terzi.

I dati e le informazioni raccolti nellโ€™ambito dello svolgimento delle attivitร  sono trattati da Forma Mentis nel rispetto delle normative vigenti e in coerenza a quanto definito nel Documento Programmatico sulla Sicurezza. Forma Mentis ha adottato e applica i contenuti del GDPR 679/2016, D. Lgs. 196/2003, del D. Lgs 101/2018 in materia di protezione dei dati personali. In particolare si ricorda lโ€™obbligo di custodia e cambio periodico delle autorizzazioni di accesso al sistema informativo aziendale.

  • Utilizzo dei software nei rapporti con la Pubblica Amministrazione

I programmi software destinati allโ€™interazione con Istituzioni esterne sono oggetto di particolare attenzione per quanto riguarda le autorizzazioni allโ€™uso. La Direzione definisce i criteri di accesso, i limiti di utilizzo e la regolamentazione delle attivitร  critiche con i fornitori di service. Gli utilizzatori per nessun motivo devono comunicare a terzi le loro credenziali di accesso. รˆ in ogni caso vietato un utilizzo non corretto di tali programmi. In particolare รจ fatto divieto assoluto di effettuare operazioni non lecite sfruttando particolari abilitร  personali e/o punti di debolezza dei programmi software ai quali si ha accesso.

Nellโ€™ambito nel normale espletamento delle attivitร  formative รจ essenziale il corretto utilizzo dei software e il rispetto dei relativi regolamenti di utilizzo. Nessuno รจ autorizzato a inserire informazioni o dati difformi da quelli realmente disponibili, anche se ritenuto ininfluente oppure necessario.

I medesimi criteri si applicano nei confronti dei software dedicati alla rendicontazione economica delle attivitร  svolte, indipendentemente dalla posizione contrattuale del collaboratore che effettua tali attivitร .

  • RAPPORTI CON TERZI
    • Norme generali

I collaboratori sono tenuti nei rapporti con i terzi a un comportamento etico e rispettoso delle leggi, improntato alla massima trasparenza, chiarezza, correttezza, efficienza, equitร . Per questo motivo Forma Mentis condanna qualunque pratica criminale possa configurarsi nei confronti delle persone e del patrimonio altrui, vigilando affinchรฉ possa essere evitato qualunque tipo di coinvolgimento, per quanto possibile anche quelli involontari e indiretti, dellโ€™ente nella commissione di questo tipo di reati. In questo contesto Forma Mentis invita tutti i collaboratori a segnalare allโ€™Organismo di Vigilanza o ai propri responsabili diretti qualunque situazione, nei rapporti con i terzi, potenzialmente a rischio sotto il profilo della commissione di reati.

Nei rapporti e relazioni commerciali o promozionali, sono proibite pratiche e comportamenti illegali, collusivi, pagamenti illeciti, tentativi di corruzione e favoritismi. Non sono ammesse sollecitazioni dirette o, attraverso terzi, tese a ottenere vantaggi personali, per sรฉ o per altri, e devono essere evitati conflitti di interesse tra le attivitร  economiche personali e familiari e gli incarichi espletati allโ€™interno della struttura di appartenenza. Lโ€™acquisizione di informazioni relative a terzi, che siano di fonte pubblica o privata, mediante Enti e/o organizzazioni specializzate, deve essere attuata con mezzi leciti nel rispetto delle leggi vigenti. Ai collaboratori non รจ consentito di ricevere e utilizzare dati e informazioni riservate comunque ricevute da terzi senza che Forma Mentis abbia avuto lโ€™autorizzazione dai terzi stessi per lโ€™utilizzo di tali informazioni. In ogni caso il trattamento dei dati รจ consentito soltanto nellโ€™ambito dei limiti stabiliti dalle istruzioni ricevute per il proprio ruolo di incaricato.

Nellโ€™ambito dellโ€™esecuzione delle attivitร  ogni collaboratore, a qualsiasi livello e per le parti di propria competenza, deve garantire la corretta rendicontazione delle attivitร  svolte sia direttamente sia attraverso fornitori e/o altri collaboratori da lui coordinati. I relativi documenti di registrazione devono essere compilati con attenzione. Per nessun motivo, anche se apparentemente a fin di bene, รจ ammessa la commissione di falsi. In particolare non possono essere immessi dati non veritieri, alterati dati preventivamente immessi, compilati e/o firmati documenti di registrazione al posto di altre persone. Eventuali errori nellโ€™imputazione devono essere preventivamente segnalati come non conformitร  ai propri responsabili diretti e, successivamente, corretti dando evidenza di tale correzione (utilizzo di penne di colore diverso, note a lato, ecc.). Si segnala in particolare la necessitร  di seguire scrupolosamente le regole di compilazione e firma dei registri e degli altri documenti che sono utilizzati formalmente a fine rendicontativi nei riguardi dei soggetti finanziatori.

Le procedure aziendali definiscono di caso in caso le responsabilitร  e i poteri di firma e a tali responsabilitร  e poteri รจ fatto obbligo a ciascuno di attenersi. Si ricorda infine quanto giร  previsto al capitolo precedente sullโ€™utilizzo dei sistemi informativi.

Qualunque tentativo di violazione o di istigazione alla violazione delle sopraccitate disposizioni deve essere immediatamente riferito al proprio responsabile diretto o allโ€™Organismo di Vigilanza. Forma Mentis non tollera alcun tipo di corruzione nei confronti di pubblici ufficiali o qualsivoglia altra parte connessa o collegata con dipendenti pubblici, in qualsiasi forma o modo. Forma Mentis intende improntare i rapporti con le altre societร  al rispetto delle regole di concorrenza e di mercato, secondo correttezza e buona fede.

  • Rapporti con i fornitori di prodotti e servizi

Nei rapporti con i fornitori di prodotti e servizi, con i docenti e con i consulenti (di seguito genericamente indicati come โ€œfornitoriโ€) devono essere osservate le procedure interne per la selezione, la qualificazione e la gestione dei rapporti. Forma Mentis si ispira nei rapporti con i fornitori ai principi di correttezza e buona fede, nonchรฉ al rispetto delle regole sulla concorrenza e sul mercato. In tale contesto i collaboratori, a qualsiasi titolo addetti alle relazioni con i fornitori, devono operare nellโ€™osservanza di requisiti predefiniti e valutati in termini oggettivi, imparziali e trasparenti, evitando qualunque logica motivata da favoritismi o dettata dalla certezza o dalla speranza di ottenere vantaggi, anche con riferimento a situazioni estranee al rapporto di fornitura, per sรฉ o per Forma Mentis.

I collaboratori devono evitare qualunque situazione di conflitto di interessi, anche potenziale, con i fornitori segnalando al proprio responsabile diretto o allโ€™Organismo di Vigilanza lโ€™esistenza o lโ€™insorgenza di tali situazioni. In modo particolare, la selezione dei fornitori, nonchรฉ la formulazione delle condizioni di acquisto di beni e servizi e la definizione delle tariffe professionali sono dettate da valori e parametri di concorrenza, obiettivitร , correttezza, imparzialitร , equitร , prezzo, qualitร  del bene e servizio, garanzie di assistenza e in generale unโ€™accurata e precisa valutazione dellโ€™offerta. Nella scelta dei fornitori non sono ammesse o accettate pressioni indebite tali da favorire un soggetto piuttosto che un altro.

Lโ€™attivazione di una fornitura deve essere sempre preceduta da una attenta valutazione del mercato, con la conseguente acquisizione di piรน offerte. La scelta di un fornitore senza preventiva acquisizione di piรน offerte deve avvenire sulla base di oggettive e solide motivazioni ed evidenziata al soggetto incaricato di approvare gli ordini. Non puรฒ essere in alcun modo preso in considerazione lโ€™acquisto di beni la cui provenienza non sia nota e non sia garantita la presenza dei relativi documenti fiscali e di garanzia.

Non sono ammessi favoritismi nei pagamenti ai fornitori e, piรน in generale, non possono essere attuate azioni che pregiudichino il loro stato di creditori. Le tipologie contrattuali devono essere coerenti con la tipologia di prodotto e servizio acquistato. Non sono ammesse forme contrattuali che possano in qualche modo rappresentare caratteri elusivi nei confronti delle norme giuslavoristiche.

Nei rapporti con i fornitori non รจ ammesso dare o ricevere sotto alcuna forma, diretta o indiretta, offerte di denaro o regalie tendenti ad ottenere vantaggi reali o apparenti di varia natura (es. economici, favori, raccomandazioni). Tale divieto ha validitร  generale, nel senso che deve considerarsi esteso anche a iniziative individuali, utilizzando denaro e beni propri o del nucleo familiare. In ogni caso atti di cortesia commerciale non devono mai essere compiuti in circostanze tali da poter dare origine a sospetti di illiceitร  e compromettere lโ€™immagine aziendale.

Anche per i fornitori che non sono oggetto di qualificazione (ad esempio commercialisti, avvocati e simili) si deve comunque applicare il normale iter di controllo previsto per il ciclo passivo, con il riscontro formale (firma di benestare al pagamento) da parte del collaboratore che รจ stato interfaccia della prestazione eseguita e della congruitร  della parcella.

  • Rapporti con i destinatari dei servizi

Forma Mentis persegue lโ€™obiettivo di soddisfare pienamente le aspettative dei propri stakeholders, pertanto esige dai collaboratori e, in generale, dai destinatari del Codice Etico che ogni rapporto e contatto, con e tra tali soggetti, sia improntato a onestร , correttezza professionale e trasparenza.

In generale, nei rapporti con i destinatari dei servizi, coloro che operano, a diverso titolo, in nome e per conto di Forma Mentis devono astenersi da qualunque comportamento che consenta, direttamente o indirettamente, anche in via meramente potenziale, di trarre o attribuire vantaggi economici indebiti.

Nei rapporti con i destinatari, non รจ ammesso dare o ricevere sotto alcuna forma, diretta o indiretta, offerte di denaro o regalie tendenti ad ottenere vantaggi reali o apparenti di varia natura (es. economici, favori, raccomandazioni). Tale divieto ha validitร  generale, nel senso che deve considerarsi esteso anche a iniziative individuali, utilizzando denaro e beni propri o del nucleo familiare. Forma Mentis si impegna a garantire adeguati standard di qualitร  dei prodotti e/o servizi offerti sulla base di livelli predefiniti e a monitorare periodicamente la qualitร  percepita.

  • Rapporto con le Istituzioni: rapporti con la Pubblica Amministrazione e con gli Enti Locali

Forma Mentis adotta nelle relazioni con la Pubblica Amministrazione e con gli Enti Locali la piรน rigorosa osservanza delle normative comunitarie, nazionali e aziendali applicabili. Nei rapporti con tali soggetti, รจ severamente vietato cercare di influenzare impropriamente le decisioni dellโ€™istituzione interessata al fine di ottenere il compimento di atti non conformi o contrari ai doveri di ufficio, in particolare offrendo o promettendo, direttamente o indirettamente, doni, favori, denaro o utilitร  di qualunque genere. Tale divieto ha validitร  generale, nel senso che deve considerarsi esteso anche a iniziative individuali, utilizzando denaro e beni propri o del nucleo familiare. In ogni caso atti di cortesia commerciale non devono mai essere compiuti in circostanze tali da poter dare origine a sospetti di illiceitร  e compromettere lโ€™immagine aziendale. Il collaboratore che dovesse ricevere indicazioni da chiunque di operare in tal senso รจ tenuto a darne immediata comunicazione al proprio responsabile diretto o allโ€™Organismo di Vigilanza.

I rapporti con le Istituzioni, la gestione di trattative, lโ€™assunzione di impegni e lโ€™esecuzione di rapporti, di qualsiasi genere, con la Pubblica Amministrazione e gli Enti Locali, necessari per lo sviluppo delle attivitร  di Forma Mentis, sono riservati esclusivamente alle funzioni aziendali a ciรฒ delegate. Pertanto qualunque rapporto si attivi tra un collaboratore e persone facenti parte della Pubblica Amministrazione e/o Enti Locali, riconducibile a ambiti di interesse di Forma Mentis, deve essere segnalato dallโ€™interessato alla Direzione che, valutata la correttezza di tale rapporto nel contesto delle specifiche mansioni, ne mantiene evidenza.

I rapporti devono essere improntati alla massima trasparenza, chiarezza, correttezza e tali da non indurre a interpretazioni parziali, falsate, ambigue o fuorvianti da parte dei soggetti istituzionali con i quali sโ€™intrattengono relazioni a vario titolo.

  • Rapporti con gli allievi e destinatari nellโ€™ambito dei progetti di formazione

Nel rapporto con gli allievi e destinatari dei progetti di formazione i collaboratori sono tenuti alla massima correttezza, nella consapevolezza che, nei progetti di formazione, proprio gli allievi sono i primi, fondamentali stakeholders di Forma Mentis. I docenti devono mantenere in ogni occasione un atteggiamento professionale ineccepibile, evitando di instaurare rapporti che possano nuocere al risultato educativo. Non sono ritenuti accettabili, qualunque siano le circostanze, episodi di intolleranza, discriminazione e razzismo.

รˆ fatto divieto a chiunque di ricevere denaro o altri beni, per sรฉ, per altri o per Forma Mentis, in cambio di informazioni di qualsiasi natura. Analogamente tali informazioni non possono essere fornite anche solo a titolo gratuito.

  • Rapporti con organizzazioni politiche e sindacali

Forma Mentis non eroga contributi diretti o indiretti sotto qualsiasi forma a partiti politici, movimenti, organizzazioni politiche e sindacali, a loro rappresentanti e candidati, se non previa delibera del Consiglio dei Soci.

  • Rapporti con le Autoritร  di Vigilanza e di Controllo

Forma Mentis impronta i propri rapporti con le Autoritร  di Vigilanza e di Controllo alla massima collaborazione nel pieno rispetto del loro ruolo istituzionale, impegnandosi a dare sollecita esecuzione alle loro prescrizioni.

  • Comunicazioni e informazioni societarie

Forma Mentis riconosce il ruolo primario di una comunicazione chiara ed efficace nelle relazioni esterne e interne. In particolare si ricorda che รจ fatto divieto di divulgare qualunque informazione che possa in qualche modo avvantaggiare soggetti a discapito di altri. Analogamente non devono essere divulgate informazioni che possano in qualche modo incidere sulla reputazione di soggetti esterni e sullโ€™affidabilitร  che il mercato in essi ripone. A questo proposito si puntualizza che tali informazioni, pur non divulgate, non possono essere usate dal Consiglio Direttivo o altri collaboratori dotati di poteri per porre in essere operazioni ordinarie o straordinarie (acquisizione o cessioni di quote azionarie, ecc.) a carico di Forma Mentis o in capo alle singole persone fisiche.

Le informazioni societarie divulgate allโ€™esterno devono essere in ogni caso tempestive e coordinate. Le persone incaricate di divulgare al pubblico informazioni sotto forma di discorsi, partecipazioni a convegni, pubblicazioni o qualsiasi altra forma di presentazione, devono attenersi alle disposizioni della Direzione, ottenendone la preventiva autorizzazione. Le comunicazioni devono essere veritiere, chiare, trasparenti, non ambigue o strumentali: esse devono, infatti, essere coerenti, omogenee e accurate, complete e trasparenti, nonchรฉ conformi alle politiche ed ai programmi aziendali.

I collaboratori sono tenuti a non fornire informazioni societarie a organi di comunicazione di massa senza esserne stati specificamente e previamente autorizzati da uno dei membri del Consiglio Direttivo.

  • Regali

Fatto salvo quanto giร  specificato relativamente ai rapporti con clienti e fornitori, si precisa ulteriormente che i collaboratori di Forma Mentis non possono in generale, direttamente o indirettamente, dare o ricevere regali di natura materiale o immateriale, offrire o accettare denaro. Sono consentiti atti di cortesia commerciale come omaggi o doni di modico valore, di carattere puramente simbolico o personalizzati e comunque tali da non compromettere lโ€™integritร  o la reputazione di una delle parti. In ogni caso la decisione in merito allโ€™opportunitร  e allโ€™entitร  di omaggi, doni, ecc. spetta esclusivamente alla Direzione.

  • RAPPORTI INTERNI
    • Dignitร  e rispetto

Forma Mentis intende rispettare le disposizioni nazionali e internazionali in materia di occupazione ed รจ contraria ad ogni forma di lavoro irregolare. Forma Mentis contrasta e respinge, tanto in fase di selezione e assunzione del personale o contrattualizzazione degli esterni, quanto nella gestione del rapporto di lavoro, qualunque forma di discriminazione fondata sul sesso, sulla religione, sullโ€™etร , sulla razza, sulla condizione sociale, sulla nazionalitร  dei candidati o dei collaboratori, garantendo pari opportunitร  e attivandosi al fine della rimozione di eventuali ostacoli alla effettiva realizzazione di tale situazione.

Forma Mentis si impegna a tutelare lโ€™integritร  psico-fisica dei collaboratori, nel rispetto della loro personalitร . Per questo motivo Forma Mentis esige che nelle relazioni di lavoro non venga dato luogo a molestie, intendendo come tali anche la creazione di un ambiente di lavoro intimidatorio, ostile o di isolamento nei confronti dei singoli o di gruppi di persone. A tal fine Forma Mentis previene, per quanto possibile, e comunque persegue il mobbing e le molestie personali di ogni tipo, comprese quelle sessuali. รˆ politica di Forma Mentis promuovere un clima interno in cui ognuno interagisca con gli altri colleghi onestamente, con dignitร  e rispetto reciproco. Pertanto i collaboratori sono tenuti a porre in essere una condotta costantemente rispettosa dei diritti e della personalitร  dei colleghi e dei terzi in generale.

I responsabili sono tenuti a esercitare il proprio ruolo con correttezza e imparzialitร  e sono tenuti ad adottare un comportamento di esemplare osservanza delle normative aziendali e del presente Codice Etico anche al fine di stimolare lo spirito di emulazione nei propri collaboratori diretti.

I collaboratori devono conoscere e osservare, per quanto di loro competenza, le prescrizioni del Codice Etico e devono, compatibilmente con le possibilitร  individuali, promuoverne la conoscenza presso i neo-assunti e i nuovi collaboratori, nonchรฉ presso i terzi con i quali vengano in contatto per ragioni inerenti ai loro compiti. I collaboratori sono tenuti a segnalare allโ€™Organismo di Vigilanza, direttamente o attraverso il proprio responsabile diretto, ogni violazione del Codice Etico da parte di colleghi, collaboratori, consulenti, clienti e fornitori di Forma Mentis.

  • Formazione

Forma Mentis pone la massima attenzione nella valorizzazione delle competenze professionali dei collaboratori attraverso la realizzazione di iniziative formative finalizzate allโ€™apprendimento degli elementi essenziali della professionalitร  e dellโ€™aggiornamento delle competenze acquisite.

  • Assunzioni

Ai collaboratori viene fatto divieto di accettare o sollecitare promesse o versamenti di denaro o beni o benefici, pressioni o prestazioni di qualsiasi tipo che possano essere finalizzati a promuovere lโ€™associazione o lโ€™assunzione come dipendente di un qualsiasi soggetto (o anche la semplice stipula di un incarico) o il suo trasferimento o la sua promozione. La presente disposizione รจ applicata anche nei confronti dei contratti di collaborazione o di contratti di consulenza. Ogni assunzione o proposta di collaborazione รจ decisa sulla base delle risultanze di valutazioni il piรน possibili oggettive che riguardano le competenze possedute in rapporto ai profili necessari. Ogni assunzione o collaborazione segue scrupolosamente la procedura specificatamente dedicata.

Non sono ammesse assunzioni che, per la loro collocazione di tempo e luogo e/o per collegamenti diretti o indiretti con il Committente, possano configurarsi come scambio per lavori acquisiti.

  • Condotta etica

I collaboratori sono tenuti a svolgere le proprie mansioni in modo responsabile, onesto, diligente, in conformitร  con le politiche aziendali, le procedure e le direttive stabilite. I valori etici descritti nel presente Codice, devono costituire un dovere costante e sistematico della condotta operativa di ogni collaboratore di Forma Mentis.

  • Salute, sicurezza dei lavoratori e tutela ambientale

Forma Mentis si impegna a gestire le proprie attivitร  nel pieno rispetto della normativa vigente in materia di prevenzione e sicurezza sul lavoro. Forma Mentis non accetta alcun compromesso nel campo della tutela della salute e della sicurezza dei propri collaboratori sul posto di lavoro. Ciascun collaboratore non deve esporre gli altri (interni o esterni) a rischi inutili che possano provocare danni alla loro salute o incolumitร  fisica.

Forma Mentis nello svolgere la propria attivitร  tiene altresรฌ conto della normativa nazionale in materia ambientale al fine di non inquinare, ottimizzare costantemente lโ€™impiego delle risorse, promuovere lโ€™utilizzo di prodotti sempre piรน compatibili con lโ€™ambiente. A tale proposito contrasta in modo particolare lโ€™abbandono di rifiuti prescrivendo che i collaboratori facciano corretto uso degli strumenti a disposizione per lo smaltimento dei rifiuti solidi urbani. In particolare lo smaltimento di rifiuti speciali (computer, schermi, ecc.) รจ richiesto che avvenga seguendo le disposizioni comunali in materia.

  • Tutela del patrimonio aziendale

Il patrimonio aziendale di Forma Mentis รจ costituito dai beni fisici materiali, quali ad esempio: computer, stampanti, attrezzature e immobili, nonchรฉ da beni immateriali quali, ad esempio, informazioni riservate, software e know-how specifico di settore. La protezione e conservazione di questi beni costituisce un valore fondamentale per la salvaguardia degli interessi societari. Ognuno deve sentirsi responsabile dei beni aziendali che gli sono stati affidati in quanto strumentali allโ€™attivitร  svolta.

รˆ cura di ogni collaboratore, nellโ€™espletamento delle proprie attivitร  aziendali, non solo proteggere tali beni, ma impedirne lโ€™uso fraudolento o improprio. Lโ€™utilizzo di questi beni da parte dei collaboratori deve essere pertanto funzionale ed esclusivo allo svolgimento delle attivitร  aziendali.

  • Tutela del segnalante inadempienze e reati

Lโ€™integritร  dellโ€™organizzazione, il fatto di preservarla ed eventualmente ripristinarla in caso fosse compromessa, รจ centrale per FORMA MENTIS. Proprio per questo in primo luogo adotta gli strumenti consigliati per poter permettere sia la segnalazione in modo semplice, anonimo e chiaro/correttamente comunicato. Inoltre in caso di segnalanti interni lโ€™Odv sorveglia che la/le persone non siano soggette a nessun tipo di punizione o sanzione professionale derivante dal giusto โ€œwhistleblowingโ€.

 

  • CONFLITTO DI INTERESSI
    • Principi generali

Forma Mentis intende improntare i rapporti con i propri stakeholders alla massima fiducia e lealtร . Forma Mentis intende aderire ai piรน elevati standard etici nella conduzione delle sue attivitร . รˆ quindi doveroso che ciascuno eviti situazioni di conflitti di interesse o altre situazioni che possano essere dannose o disdicevoli per Forma Mentis.

  • Rapporti di parentela

Chiunque tra i collaboratori abbia rapporti di parentela, anche solo potenzialmente in conflitto con il proprio ruolo, รจ tenuto a segnalarlo tempestivamente allโ€™Organismo di Vigilanza e alla Direzione.

  • Attivitร  lavorativa esterna

I collaboratori devono evitare tutte quelle attivitร  che siano in conflitto di interesse con Forma Mentis, con particolare riferimento a interessi personali o familiari che potrebbero influenzare lโ€™indipendenza nellโ€™espletare le attivitร  loro assegnate. รˆ pertanto fatto obbligo a tali soggetti di segnalare situazioni di conflitto di interesse, anche solo potenziale, informando lโ€™Organismo di Vigilanza e la Direzione.

A titolo esemplificativo, ma non esaustivo, sono considerate situazioni di conflitto di interesse: la strumentalizzazione della propria posizione per la realizzazione di interessi propri o di terzi contrastanti con quelli di Forma Mentis; lโ€™utilizzazione di informazioni acquisite nello svolgimento di attivitร  lavorative a vantaggio proprio o di terzi; il possesso di partecipazioni finanziarie, di cointeressenze o di interessi con fornitori o concorrenti; ricoprire cariche o incarichi di qualunque genere presso fornitori o concorrenti.

  • Uso del tempo e dei beni aziendali

Il personale non puรฒ svolgere, durante il proprio orario lavorativo, altre attivitร  non congruenti con le proprie mansioni e responsabilitร  organizzative. Lโ€™utilizzo dei beni aziendali, quali ad esempio locali, attrezzature, informazioni riservate di Forma Mentis non sono consentiti per lโ€™uso e interesse personale di qualunque genere.

  • VIOLAZIONI E SANZIONI

I collaboratori devono riferire prontamente ai loro responsabili diretti ogni circostanza che comporti o che sembri comportare una deviazione dalle norme di comportamento riportate nel presente Codice e/o una violazione alle procedure aziendali in essere. I responsabili hanno a loro volta il dovere di informare tempestivamente lโ€™Organismo di Vigilanza delle notizie di cui sono venuti a conoscenza.

Qualora, per giustificato motivo o per opportunitร , sia ritenuto sconsigliabile conferire con il proprio responsabile diretto, il collaboratore dovrร  comunicare direttamente con lโ€™Organismo di Vigilanza. Omettere o non riferire tali circostanze costituisce una violazione del presente Codice Etico.

Le segnalazioni sono trattate con la massima riservatezza e tutte le violazioni riferite diventano immediatamente oggetto di indagine. I collaboratori sono tenuti a cooperare senza riserve alle fasi istruttorie e a fornire tutte le informazioni in loro possesso riguardanti tali violazioni, indipendentemente dal fatto che le stesse siano considerate rilevanti. La mancata cooperazione o la cooperazione solo parziale con le attivitร  di istruttoria costituisce una violazione del presente Codice Etico.

Forma Mentis nei casi accertati e verificati di dolo, furto, omissioni, falsificazioni, alterazioni, utilizzo improprio di informazioni riservate, appropriazione indebita di beni fisici e immateriali del patrimonio aziendale, provvederร  ad applicare le sanzioni disciplinari necessarie ed eventualmente, secondo la gravitร  delle infrazioni commesse, a dare corso ad azioni legali nei confronti delle persone coinvolte.

Qualsiasi violazione delle disposizioni del Codice Etico e delle procedure aziendali verrร  trattata con fermezza con la conseguente adozione di adeguate misure sanzionatorie coerentemente con quanto previsto dai contratti nazionali di lavoro e dal Modello di organizzazione, gestione e controllo elaborato ai sensi del D.Lgs.231/2001.

  • ENTRATA IN VIGORE E DIFFUSIONE

Il presente Codice Etico entra in vigore a partire dalla sua approvazione da parte del Consiglio dei Soci e viene attuato insieme al Modello di organizzazione, gestione e controllo predisposto ai sensi del D. Lgs. 231/2001 approvato nella medesima seduta. Ogni variazione o integrazione successiva รจ approvata dal Consiglio dei Soci e diffusa secondo quanto previsto dal Modello.

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