La riunione perfetta
Il tema dell’ottimizzazione delle riunioni è molto sentito dalle aziende. Per impiegare il tempo in maniera utile e arrivare ad azioni concrete che facciano progredire la situazione (il progetto, la criticità…).
Vogliamo condividere con voi i concetti basilari e imprescindibili su cui costruire per tendere a una riunione perfetta.
Quale obiettivo ha la riunione? Ritengo che le riunioni debbano essere indette per:
- Decidere la strategia aziendale (o del team);
- Risolvere problemi urgenti;
- Creare, ottimizzare o implementare piani strategici;
- Scambiarsi pareri e informazioni, dare e ricevere feedback;
Se l’obiettivo è informare o comunicare direttive già decise (quindi senza alcuno scambio o possibilità di proporre) ci sono altri mezzi per farlo. Una riunione presuppone scambi utili al team.
Secondo passo la scelta di chi invitare. Il tempo dei collaboratori è prezioso per l’azienda, coinvolgere figure che non possono essere utili alla discussione e alla ricerca di soluzioni è uno spreco da evitare. Decidendo la lista dei partecipanti fatti queste semplici domande:
- “Ha le competenze per valutare il problema (o un aspetto del problema)?”
- “Ha un ruolo che gli permetterà di mettere in campo strategie opportune?”
- “Ha l’esperienza per suggerire soluzioni?”
Se la risposta è no a tutti e tre i quesiti… hai già compreso che quella figura può tranquillamente procedere con il proprio lavoro quotidiano.
Non sempre tutto il team deve partecipare a tutte le riunioni e, soprattutto, il manager non deve sempre essere presente, potrà se lo desidera, leggere i verbali di riunione.
Decidere prima il timing. L’ora di inizio e di fine riunione deve sempre essere comunicata con l’invito. Non si piega la durata agli argomenti, ma si gestiscono argomenti, interventi e fasi di riunione a seconda del tempo a disposizione. Con l’esperienza diventerete sempre più bravi. Nominate sempre un time manager, che ha il compito di scandire le fasi della riunione, il tempo degli interventi e quello dedicato alle domande.
Nell’invito sempre i punti all’ordine del giorno, in modo che i collaboratori possano prepararsi. Anzi, un’ottima idea è sollecitare gli invitati a pensare e una proposta per ogni punto dell’ordine del giorno. Potrete iniziare la riunione con l’intervento di ciascun membro che condividerà le sue proposte. Magari non saranno le migliori idee del mondo, ma aiuteranno i collaboratori a riflettere davvero sulla questione e portare il pensiero alle soluzioni, sganciandosi dai problemi e creando la sana abitudine di proporre idee.
Tutte le idee vanno bene, magari alcune non sono applicabili immediatamente, forse altre sono costose, altre ancora possono essere unite costruendo una soluzione creativa. Fai in modo che i collaboratori non si sentano intimiditi a proporre, spiega perché determinate soluzioni non possono essere realizzate.
Finite sempre con una to do list. Assegna compiti e scadenze a ognuno dei partecipanti, meglio se riesci a farglieli prendere spontaneamente. Condividete con tutto il team la to do list (potrai allegarla al verbale di riunione che spedirai a tutti), in modo che ognuno conosca i compiti propri e del resto del team.
Senior trainer soft skill Forma Mentis
