Gestire una riunione a distanza
Con l’aumento delle forme di lavoro agile e ibride, le riunioni a distanza sono diventate la forma prevalente per “incontrarsi”.
Molti clienti si lamentano che “non è la stessa cosa”. Vero! Ci vuole attenzione ad alcuni aspetti per far sì che una riunione a distanza sia efficace.
Quanto detto in un precedente articolo sulla gestione delle riunioni vale naturalmente anche per quelle online:
- Accurata scelta dei partecipanti
- Ordine del giorno comunicato in anticipo
- Sollecitare idee e proposte per ogni punto
- Identificare un time manager
- Concludere sempre con una to do list.
Per le riunioni virtuali il primo aspetto è prettamente tecnico. Identificare la piattaforma più utile alle proprie esigenze, che sia semplice e conosciuta da tutti. Buona idea è redigere un veloce prontuario di come si utilizza. Utilizzare buone connessioni che permettano lo svolgimento lineare della riunione.
A distanza, magari ognuno a casa propria, è più facile distrarsi. Quindi l’interazione deve essere molto alta. Prevedi diversi momenti di sharing sui vari punti, dove ognuno dei partecipanti deve esporre il proprio punto di vista, le idee e proposte. Una buona idea è iniziare la discussione di ogni punto con un giro d’interventi (possibilmente cominciando con gli junior, proseguendo con i senior e concludendo con il leader). Fai che la riunione coinvolga tutti.
Sollecita il team a mantenere il video acceso. Sapere di essere visti aiuta a restare attenti. Inoltre, permette a te di osservare il non verbale e notare eventuali segni di disinteresse, disaccordo o entusiasmo. Per mantenere la privacy dei collaboratori potete offuscare lo sfondo, oppure ancora meglio, utilizzare un’immagine comune come il logo dell’azienda.
Invece i microfoni meglio tenerli spenti. Lo terrà acceso chi ha la parola ed eventualmente il time manager.
Prevedi delle pause per poter controllare eventuali messaggi o chiamate e per staccare un momento. Tieni conto che occhi e mente si stancano davanti allo schermo e il rischio di distrarsi è più alto. Vieta il multitasking, sollecita a rimanere concentrati sulla riunione e la discussione. Le pause servono appunto per recuperare messaggi o telefonate ed eventualmente rispondere.
Se più punti dell’ordine del giorno coinvolgono persone diverse, in remoto esiste la possibilità di creare stanze virtuali dove i gruppi, in maniera indipendente, possono lavorare senza disturbarsi reciprocamente. Questa può essere una buona idea anche per creare varietà e dinamicità nella riunione, mantenendo desta l’attenzione.
Se ci sono documenti da leggere inviali in anticipo e sollecita i collaboratori a prepararsi. Nulla raffredda di più una riunione virtuale dei momenti di silenzio in cui ognuno pone attenzione a ciò che succede nel proprio pc.
Ricorda che esistono diversi modi di interazione, ad esempio la chat. Sollecitare interventi in chat (che ovviamente verranno tutti letti) aiuta la velocità e non costringe i partecipanti ad aspettare gli altri. Inoltre, i concetti espressi in chat restano visibili a tutti fino alla fine della riunione. Puoi utilizzare sondaggi o veloci domande aperte. Altre strategie possono essere utilizzate per i contributi. Più renderai varia la tua riunione, più sarà facile mantenere attenti i tuoi.
Anche per trasferire concetti esistono diversi modi, come brevi video, story case, grafici animati e tutto ciò che la tecnologia mette ora a disposizione.
Programmare e gestire riunioni a distanza è più impegnativo, ma con qualche accortezza puoi renderle efficaci e momenti di aggregazione per il team.
Umberto Maggesi
Senior trainer soft skill Forma Mentis
