Dare feedback utili
In articoli precedenti ho chiarito come il leader non può “gestire” le persone (al contrario di quanto si pensi), nel senso di far fare quello che vuole, quando vuole. Ciò che un buon leader può fare è gestire la relazione. L’unico strumento che hai per costruire buone relazioni è la tua comunicazione.
Uno degli aspetti più importanti nella costruzione di buone relazioni (lavorative e personali) è la capacità di dare feedback utili. Cioè risposte specifiche, al comportamento dell’altro, che lo aiutino a comprendere dove può migliorare e riconoscano ciò che ha fatto bene. Tutto questo salvaguardando la sua identità professionale.
È importante essere specifici per dare chiare indicazioni sull’aspetto che state valutando.
“Questo lavoro non va bene!”
È un feedback troppo generico, non ci sono indicazioni su ciò che è andato storto e tanto meno su ciò che bisogna fare per migliorare. Oltre al fatto che non riconosce ciò che di buono si può salvare (davvero tutto, ma proprio tutto non va bene?).
“Questo lavoro è poco preciso. Il controllo qualità ha segnato discrepanze fra le misurazioni effettuate e le specifiche”
Ecco che qui si entra nel merito di cosa specificatamente non funziona. Comunicando dati oggettivi e senza giudizio.
Tuttavia, manca di un elemento importante: la parte positiva. Non vengono identificati i comportamenti che sono stati apprezzati e hanno funzionato. Esordire con positività e apprezzamento, aiuta a tenere tranquille le difese dell’altra persona (tutti alziamo barriere difensive se ci sentiamo attaccati, sviliti, rimproverati…). L’interlocutore sarà più ricettivo quando gli spiegherai cosa non va.
“Questo lavoro è stato eseguito a tempo di record, con largo anticipo sulla scadenza. Il controllo qualità ha segnato discrepanze fra le misurazioni effettuate e le specifiche”
Qui si comincia con un apprezzamento (sincero) su un aspetto positivo del comportamento dell’altro, poi si passa alla problematica.
Si può comunque fare di meglio. Anziché dire cosa non va comunicare ciò che si può migliorare. Sembra una piccola distinzione, ma è la differenza fra portare la mente dell’altro da una mentalità orientata al problema a una mentalità orientata alle soluzioni.
“Questo lavoro è stato eseguito a tempo di record, con largo anticipo sulla scadenza. In futuro sarà necessario fare più attenzione alla qualità. Ci segnalano discrepanze fra le misurazioni del controllo qualità e le specifiche.”
Ecco che, sempre segnalando precisamente il problema, poni l’attenzione sulla qualità.
Possiamo fare ancora di meglio riconoscendo la professionalità del collaboratore, concludendo con un apprezzamento (sincero).
“Questo lavoro è stato eseguito a tempo di record, con largo anticipo sulla scadenza. In futuro sarà necessario fare più attenzione alla qualità. Ci segnalano discrepanze fra le misurazioni del controllo qualità e le specifiche. Sono certo che sei la persona giusta per porre rimedio. Hai già qualche idea?”
Ecco che si conferma al collaboratore che “è la persona giusta”. La stima (sincera) è un ottimo modo per rinforzare la relazione. La domanda finale coinvolge il collaboratore e gli permette di spiegare come intende porre rimedio. Al tempo stesso permette a te di scoprire fino a che punto ha compreso il problema e che livello di autonomia può sostenere.
In tutti gli esempi noterai che si parla di “questo lavoro” non del “tuo lavoro” o “di te”. Questo aspetto è importante affinché il feedback non diventi un atto di accusa. Il lavoro non va bene, ma tu sei ok, è il messaggio sotteso che deve arrivare.
Nei corsi di comunicazione di Forma Mentis mettiamo l’accento sulla capacità di dare feedback, allenandoci insieme. Sì, perché la comunicazione è un’arte che si impara e porta miglioramenti notevoli sia nella sfera professionale che in quella privata.
Dando feedback utili costruirai relazioni forti e durature. I tuoi collaboratori ti ascolteranno con più attenzione e saranno incentivati a seguire i tuoi consigli.
Umberto Maggesi
Senior trainer soft skill Forma Mentis
